Siigo trae esta guía de recomendaciones para que las empresas continúen implementando el proceso de facturación durante el aislamiento preventivo obligatorio.
La llegada del Covid-19 ha generado un gran impacto para las compañías del país, poniendo en pausa la operación de la mayoría de los sectores y obligando a que se tomen medidas sobre diferentes aspectos en su funcionamiento interno y externo. Sin embargo, los temas tributarios no han cesado, entre esos, la facturación electrónica que para muchos empresarios se ha convertido en un dolor de cabeza.
De acuerdo con la DIAN, para noviembre del año pasado se habían movilizado 5,4 billones de pesos a través de 2,1 millones de documentos digitales, lo cual representa un balance positivo para el proceso de digitalización. Sin embargo, para las compañías que aún no facturan electrónicamente, puede resultar mucho más complejo dar el paso durante el confinamiento, si no se tienen en cuenta los aspectos para realizar dicho proceso.
De la mano de Siigo, estas son algunas recomendaciones para implementar la facturación electrónica sin salir de casa:
1. Tramitar en la DIAN la habilitación como facturador electrónico: Para implementar la facturación electrónica en las empresas es necesario realizar un proceso de habilitación exigido por la DIAN. Este proceso consiste en que el empresario, según sea su actividad económica principal, compruebe a través de unas pruebas tecnológicas la idoneidad del software empleado para ejecutar el proceso de facturación electrónica.
2. Tener un software para facturar electrónicamente: Puede ser propio o contratando los servicios de un proveedor tecnológico autorizado como Siigo que cuenta con una herramienta totalmente gratuita para facilitar el proceso y ayudar a la transformación de las organizaciones.
3. Contar con un certificado de firma digital: De acuerdo con la Resolución 000030 del 29 de abril, todas las facturas electrónicas deben tener una firma digital vigente, esto con el fin de tener un control de seguridad y autenticidad sobre todas las facturas que se expidan. Para aplicar la firma o certificado digital a la factura electrónica se debe contar con un software de facturación que se encargue de generar todas las facturas con este requisito.
Es importante establecer si se va a facturar con un software propio o contratando los servicios de un proveedor tecnológico autorizado, ya que algunos ofrecen la posibilidad de adquirir el certificado digital desde el mismo programa, como es el caso de la plataforma de facturación de Siigo en la que puede obtener su certificado digital de forma fácil y rápida, así podrá empezar a facturar electrónicamente cumpliendo con todos los requisitos que exige la DIAN.
Además de agilizar procesos y mejorar la forma de operación de las empresas estos son algunos de los beneficios de la implementación de la factura electrónica:
1. Reducción de costos: Se evitan pagos por elementos como la tinta y el papel, se ahorra en tiempo y despacho de la factura y se tiene mejor espacio de almacenamiento ya que todo se hace desde un software de facturación electrónica.
2. Cobros eficientes: Facturar electrónicamente permite mejorar la gestión de cobro con el cliente.
3. Optimización de procesos para las empresas: Implementar este sistema permite ser más rápido y eficiente en los procesos administrativos.
4. Facilidad en las transacciones: Con la implementación de la facturación electrónica se genera un canal de comunicación con el cliente y, además, tanto vendedor como comprador pueden consultar las facturas de manera online siempre que lo necesiten.
5. Trazabilidad y seguridad en la operación: Con la facturación electrónica se facilita el seguimiento y control de las facturas de venta, se elimina el riesgo de perder documentos y se mejora la gestión de estos.