¿Porqué la DIAN aumentó los plazos de la factura electrónica? ¿Cuándo debe una PYME preocuparse por implementarla?

De manera similar a como lo han hecho otros países tales como México, Chile, Perú y Ecuador, la DIAN en Colombia viene adelantando todo el entorno legislativo necesario para implementar la factura electrónica en el país.

El Decreto 2242 de 2015 define el andamiaje legislativo para soportar la factura electrónica en Colombia.  Entre otras, dicho decreto le da completa legalidad a un documento electrónico (factura, nota débito, o nota crédito), estableciendo los mecanismos básicos para que el mismo pueda ser emitido, y dando validez completa –similar a aquella que tiene un documento físico—para que una factura electrónica pueda ser transada, endosada, entregado como garantía en operaciones de factoring o confirming, etc.

Acompañando el Decreto 2242, la DIAN estableció plazos para la expedición de la factura electrónica acorde a criterios que obedecían, fundamentalmente, a los tamaños de las empresas.  A modo general, la primera intención de la DIAN era implementar la factura electrónica para los grandes contribuyentes con un plazo que expiraba hacia finales del año 2018 (inicialmente Septiembre), y luego implementar este mecanismo para los demás contribuyentes (PYMES y otras) a más tardar para el 1ero de enero de 2019.

¿Qué sucedió? Efectivamente, los grandes contribuyentes en Colombia debieron implementar la facturación electrónica durante el 2018 (con algunos que pidieron aplazamientos haciéndolo para el 1ero de Enero de 2019).  Sin embargo, también sucedieron cambios importantes en la filosofía de la DIAN que generaron aplazamientos por parte de la entidad.

Con la entrada en vigencia de la Ley de Financiamiento el 1ero de Enero de 2019, el gobierno nacional logró incorporar cifras importantes en el presupuesto de modernización del ente fiscal (alrededor de US 500 millones de dólares). Esto permitió que la DIAN fuese mucho más ambiciosa en su aproximación a la facturación electrónica. ¿Por qué?

Recordemos que la facturación electrónica busca controlar la evasión al permitir que la DIAN tenga datos exactos de lo que cada empresa que la implementa factura en su día a día (incluyendo, por supuesto, cuanto se factura por bienes o servicios vendidos y cuanto por impuestos recaudados que se deban a la DIAN, como lo es el IVA o el impuesto al consumo).  Lo anterior impide que las facturas sean borradas, ignoradas en la contabilidad o modificadas para disminuir su carga de impuestos.

En su primera aproximación, la DIAN requería que los facturadores electrónicos entregaran a la entidad una copia electrónica de cada factura (o documento electrónico emitido) 48 horas después de su emisión.  Sin embargo, este proceso de revisión ex – post (luego de expedida la factura) forzaba a la DIAN a revisar y corregir un error u omisión una vez ya realizado por quien la expidió, en una factura ya circulante (algo complejo de controlar y enmendar).

Consciente de este reto, luego de recibir un presupuesto importante para actualizarse tecnológicamente, la DIAN decide ir más allá, y bajo su nueva reglamentación (expedida, por ejemplo, en la Resolución 000020 del 26 de Marzo de 2019) la entidad establece un mecanismo de “facturacion electronica bajo validación previa”.  Este último mecanismo requiere, entre otras, que cada comercio o establecimiento envíe a la DIAN en tiempo real los datos de aquello que pretende facturar, para que la DIAN, también en tiempo real, autorice la expedición individual de cada factura. En otras palabras, bajo el nuevo mecanismo un establecimiento no puede emitir una factura electrónica válida sin antes presentarla electrónicamente a la DIAN para su aprobación.

En el día a día, para operar este nuevo procedimiento de factura electronica por validación previa, los negocios se verán obligados a utilizar algún tipo de software de facturación, pues sin un sistema no podrán conectarse a la DIAN vía internet para presentar lo que deseen facturar.  Una vez el sistema esté operando a cabalidad, cada factura electrónica que expida un negocio se asemejará a una transacción de datafono; o sea, el negocio genera una información de lo que desea facturar (una “pre-factura”), luego la envía vía internet a la DIAN para su validación, de seguido la DIAN realice cálculos para garantizar que –por ejemplo—los impuestos liquidados en la factura estén correctos y, de estarlo, la DIAN emite una “aprobación” para la factura en cuestión.  Dicha aprobación es recibida por el software o sistema de facturación electrónica del negocio emisor, quien puede entonces proceder a emitir la factura.

La magnitud de este empréstito de facturación electrónica es impresionante.  Según declaraciones públicas, la DIAN esta construyendo infraestructura tecnológica para llegar a autorizar hasta 6 millones de facturas al día en tiempo real, para cientos de miles de empresas a lo largo y ancho de Colombia.  Nótese que casi toda empresa de algún tamaño deberá cumplir con la facturación electrónica (si usted factura más de 120 millones de pesos al año y es responsable de IVA o está adscrito al régimen SIMPLE debe hacerlo).

Así pues, entendiendo que la “factura electrónica con validación previa” ponía nuevas exigencias a los negocios en Colombia, la DIAN extendió los plazos de su implementación.  PERO, si bien muchas personas quedaron tranquilas porque no fueron forzadas a comenzar a expedir factura electrónica el 1ero de Enero de 2019, el nuevo cronograma –hecho público por la Resolución 000020 de 2019—es también muy ambicioso y usted debe tenerlo presente.

Por ejemplo, deben comenzar a facturar electrónicamente –de manera obligatoria, so pena de penalidades o hasta el cierre del establecimiento—a partir del 1ero de Agosto de 2019:

• Todos los negocios que se acojan al régimen SIMPLE

• Las personas naturales con ventas entre 3,500 y 12,000 UVT al año

• Todos quienes ya estaban obligados a facturar electrónicamente en el pasado (por ejemplo, los grandes contribuyentes)

• Las empresas que por su actividad económica corresponden al Grupo 1 del cronograma expedido en la resolución 000020 de 26 de Marzo de 2019 (en resumen, este grupo cubre las empresas de extracción de minería, de hidrocarburos o quienes le presten servicios a las mismas).

Ahora bien, partiendo del 1ero de Agosto del 2019, por cada mes durante los próximos doce meses (hasta el 1ero de Agosto de 2020), entrará un grupo diferente de empresas –según su actividad económica oficial expresada en el RUT—a convertirse obligatoriamente en facturador electrónico.  Por ejemplo:

• Las empresas de comercio de automotores o computadores al por mayor deben comenzar su proceso de facturación electrónica en Sept de 2019

• Las empresas de comercio de calzado, ropa y textiles deben comenzar su proceso de facturación electrónica en Enero de 2020

• Las empresas de alimentos y restaurantes deben comenzar su proceso de facturación electrónica en Abril de 2020

• Las empresas de alojamiento turístico deben comenzar su proceso de facturación electrónica en Mayo de 2020

Ahora que es consciente de la urgencia que representa la facturación electrónica en su nuevo cronograma, lo invitamos a tener en cuenta los principales pasos para implementar este nuevo mecanismo en su empresa:

• Haber solicitado previamente a la DIAN un cambio en el RUT de su negocio para poder convertirse en facturador electrónico (OJO, la fecha máxima por grupos de actividad empresarial para presentar la solicitud de “facturador electrónico” normalmente ocurre 2 meses antes del momento en que se debe comenzar a facturar electrónicamente.

• Contar con algún tipo de solución de software para operar la facturación electrónica. Acá debe explorar las diferentes alternativas que ofrece el mercado, las cuales van desde una muy liviana que ofrecerá la DIAN de manera gratuita para las empresas que no requieran un manejo complejo de su facturación o expidan muy pocas facturas, hasta modernas soluciones en la nube (como LOGGRO) que le permiten operar no solo la factura electrónica, si no también múltiples otros componentes de su negocio tales como el inventario, la contabilidad y diversos reportes gerenciales.  Para conocer más sobre que variables debes tener en cuenta a la hora de elegir un software de facturación electrónica lo invitamos a visitar el link.

Sobre el autor:  Este artículo fue escrito por Alejandro Vásquez, Director de Mercadeo de LOGGRO, un software de facturación electrónica y de gestión empresarial y contable en la nube para PYMES.