Al administrar a los colaboradores que se encuentran en diferentes espacios es necesario contar con herramientas para mantenerlos conectados, a pesar de la distancia
La comunicación cara a cara es, sin duda, la más efectiva al referirse a la gestión de personas. Sin embargo, dadas las circunstancias actuales, las empresas han tenido que encontrar formas creativas para crear, mantener e incluso fortalecer los lazos con todos las personas y equipos. De igual forma, han recurrido a los canales virtuales para seguir siendo los líderes cercanos y motivadores que siempre han querido ser.
Por esta razón, la firma colombiana Zemoga, que desarrolla proyectos digitales para clientes en Estados Unidos, trae cinco consejos para que las empresas puedan administrar a sus colaboradores de manera virtual y continuar fortaleciendo la cercanía y el trabajo en equipo:
1. Permanezca optimista: Compartir el buen humor, la actitud y el sentido de optimismo entre los colaboradores genera un ambiente positivo y amigable para estos tiempos en los que es difícil mantener la cercanía. Es por esto que la mejor forma para mantener a un equipo motivado es mostrar una actitud positiva y expresiones naturales que irradien una buena energía.
2. Sea flexible gestionando las expectativas laborales: El confinamiento ha hecho que los aspectos laborales y personales estén en un mismo plano, y muchas veces esto ha sido difícil de separar. En ese sentido, es esencial comprender que todos requerimos de tiempos más amplios para cumplir con las responsabilidades laborales, evitando que la presión afecte nuestra productividad y salud mental. Es probable que ahora el equipo no esté operando al 100% todo el tiempo, así que es clave planificar los horarios y los entregables en consecuencia.
3. Considere la vida personal de los colaboradores: La educación en el hogar es bastante compleja, así que es importante tener consideración cuando algunos miembros del equipo necesiten asistir a una clase virtual o cuando sus hijos pidan ayuda. Los padres que trabajan deben hacer ajustes en su tiempo para cubrir muchas actividades adicionales, y la mayoría de ellos no tienen ayuda ahora sin colegios ni maestros presenciales. De hecho, el cambio en las jornadas escolares puede incluso requerir más atención por parte de los padres para ayudar a los niños a configurar nuevos programas escolares en los dispositivos y conectarse a nuevos horarios virtuales. Algunas situaciones comunes por las que los padres podrían estar pasando pueden ser:
• Necesitar comenzar sus jornadas laborales más tarde o terminarlas antes. Es importante solicitarles que se mantengan al día y darles la oportunidad de seguir su propio ritmo sin perder de vista los resultados.
• Otros pueden necesitar flexibilidad horaria para poder asistir a reuniones u otras actividades relacionadas con los niños.
• Algunos padres pueden preferir bloquear horas de tiempo durante el día para administrar las clases en casa y otras actividades de cuidado infantil. Es clave verificar entre sí para estar al tanto de los horarios y poder establecer jornadas que sean óptimas para todos.
4. Mantener cercanía fuera de las jornadas laborales: Las reuniones de negocios son solo para eso, negocios, por lo que a veces necesitamos hacer tiempo para ser… humanos. Los gerentes y directivos deben revisar de manera frecuente los niveles de estrés de sus equipos para evaluar cómo se sienten. Establecer espacios para ponerse al día con los equipos de trabajo puede generar buenas relaciones, además de crear momentos para compartir situaciones del día a día, ya sea del ámbito laboral como del personal. La clave está en mantener esos instantes y conversaciones que solíamos tener en la oficina, aun en la distancia.
5. Comuníquese… ¡no existe la comunicación excesiva en estos días!: Si era difícil garantizar que no hubiera conceptos erróneos cuando estábamos físicamente juntos en un solo lugar, ahora es un desafío mucho mayor. Comparta los mensajes las veces que considere necesarios para asegurarse de que todos los reciban perfectamente e intente encontrar formas de hacer que su comunicación sea más efectiva. Puede utilizar gráficos, flujos de trabajo, líneas de tiempo, tablas o mapas, para que todos puedan comprender claramente qué es lo que deben hacer y cuándo deben hacerlo.
En esta situación de aislamiento los equipos de trabajo necesitan tener una relación cercana con sus colegas, de modo que las empresas deben crear estrategias para mantener la creatividad, la empatía y hacer todo lo posible para estar en contacto sin importar la distancia. Es fácil concentrarse en su propio trabajo, pero como carecemos de oportunidades cara a cara y de medir de cerca los sentimientos personales, es importante encontrar formas de mantenerse en contacto y asegurarse de que su equipo funcione lo mejor posible.