Eficiencia, transparencia e incremento en las ventas: Cómo una empresa nativa digital impulsa la floricultura basada en datos en Colombia.
Luisa Ortega es una bióloga de carrera, con un MBA (maestría en administración de negocios) y una maestría en Holanda, con toda su vida dedicada a las flores. En sus 21 años de experiencia, ha podido ver muchos cambios en la industria de las flores, el más importante de ellos, ha sido el cambio en la cultura laboral impulsado por la tecnología.
Como responsable de la calidad y los procesos de post corte de GHT, empresa colombiana que le presta servicios a más de 40 empresas del sector floricultor, cuyos clientes, destacados jugadores de esta industria, al año exportan millones de flores a las más grandes cadenas minoristas y mayoristas de Estados Unidos y Europa, Luisa Ortega formó su camino profesional en un grupo de empresas independientes que comercializan flores a través de los mismos canales. Para ella, lo esencial en esta industria es “mantener un nivel de consistencia y calidad para que el producto llegue a tiempo y bien presentado a los clientes”.
De acuerdo con cifras de Statista, Colombia es el segundo exportador más grande flores en el mundo, detrás de Países Bajos y arriba de Ecuador, y GHT, la empresa donde trabaja Luisa Ortega, cuenta con fincas en ambos países latinoamericanos. De acuerdo con Ortega, al año pueden llegar a despachar mil millones de flores y para alcanzar esa cifra, es necesario apoyarse en la tecnología.
“Cuando tienes en un mismo clúster a más de 40 compañías que compiten y colaboran entre ellas, debes de tener sincronizadas tus cadenas de abastecimiento, mantener cierta calidad, tener buenos tiempos de entrega, y eso sin tecnología sería imposible lograrlo”, comenta Luis Suárez, vicepresidente de servicios de negocios y transformación en GHT. El clúster de empresas emplea a 20 mil personas de manera directa en Colombia y el 70% de estas personas son madres cabezas de hogar, que solían trabajar en el campo, con muchos problemas sociales, y gracias a la floricultura, han encontrado una manera digna de desarrollar a sus familias y encontrar movilidad social.
En un contexto en que sólo el 28% de la superficie del planeta es arable, y representan grandes desafíos la conectividad rural, el uso del agua, el crecimiento de los gases de efecto invernadero y cómo en definitiva el cambio climático nos impacta, llevando ya a una reducción de al menos el 21% de la producción mundial de alimentos. En paralelo vivimos hoy una explosión de la AI como nunca lo habíamos visto, estamos siendo protagonistas de un cambio de era, viviendo esta revolución de los datos, que pasa a una fase conversacional que lo cambia todo.
En este sentido, las compañías nativas digitales hoy democratizan el acceso a la tecnología en las organizaciones. Desde hace 15 años, GHT ha trabajado de la mano de Microsoft y ha utilizado su tecnología para desarrollar un sistema que integrara su cadena de suministro. De acuerdo con Suárez, han probado diferentes soluciones de Visual Studio, .NET, herramientas para RPA, Power Apps, y más. “Somos pioneros en Business Intelligence, este producto se ha convertido en el oráculo de la organización, lo llamamos Verdad Única”, menciona Suárez, sobre esta suite de inteligencia de negocios donde tienen centralizada toda su información, reportes y datos de todas las fincas y que, para él, es un ejemplo contundente de cómo democratizar la tecnología en una organización para impulsarla al siguiente nivel.
Pero antes de contar con Verdad Única, en GHT todo se realizaba de manera manual, con lápiz y papel. “Lo más complicado fue intentar convencer a la gente de dejar el lápiz y papel y que usaran los datos que veían en la pantalla de la computadora”, comenta Ortega. El proceso de dejar atrás la captura manual de datos y aprovechar la tecnología para tener información en tiempo real y de buena calidad tomó tiempo, pero al encontrar un aliado estratégico que adoptara el cambio y que genere resultados, los demás comenzaron a implementar la tecnología.
Trazabilidad para una visibilidad completa
En la floricultura, se trabaja con uno de los productos más perecederos que existe, se puede ganar mucho o se puede perder mucho. Suárez comenta que, “si no logras vender el producto en dos o tres días puedes quebrar, pero si lo vendes antes de ese tiempo, puedes tener márgenes muy altos de rentabilidad y la tecnología te ayuda a sincronizar tu cadena de suministro para lograrlo”.
Gracias a la implementación de tecnología, en GHT han alcanzado una trazabilidad completa de todos su procesos y ahora, son capaces de saber qué está sembrado en cada finca, saber si hay plagas y enfermedades en los invernaderos e incluso, saben el estimado de cuánto se va a producir. Tienen visibilidad completa de los procesos de producción, post cosecha y venta. Además, han conseguido reducir de manera importante su porcentaje de flores botadas para volverse abono. Antes, este porcentaje estaba en 8%, ahora, gracias a la implementación de tecnología tienen sólo un 1%, según menciona Suárez.
“Vendemos sensaciones, sentimientos, entonces, saber qué colores de flores tenemos en producción es de vital importancia para el departamento de ventas”, menciona Ortega. Para ella, ha sido de gran ayuda contar con tecnología que le permita controlar que se siembre sólo lo que tienen aprobado y en las proporciones que ellos definen.
Debido a la calidad y confiabilidad de sus productos, GHT es uno de los tres jugadores más importantes en Estados Unidos. De acuerdo con Suárez, sus flores están presentes en algunas de las más grandes cadenas minoristas de aquel país. Reciben pedidos de estas cadenas a través de intercambio electrónico de datos, las empresas del clúster entran a subasta de acuerdo con los tallos que demanda el mercado e incluso a través de sistemas de inteligencia artificial (IA) que les dice qué órdenes deben atender qué empresas o qué tallos es probable que salgan de esas empresas.
Entonces, las órdenes quedan pre asignadas para que las empresas las miren, las confirmen, las produzcan y en menos de una semana sus productos estén en tiendas o en los hogares de las personas que las solicitaron. “Tenemos mucha información para entender oportunidades de mejora y hacer una mejor planeación. Si tienes una planeación bien hecha, los imprevistos son más fáciles de manejar”, comenta Ortega que, además, señala la importancia de tener todo documentado y que todos puedan ver la misma información, sin variaciones.
En una semana pueden llegar 50 aviones con 3,500 cajas cada uno, distribuidos en pallets, esas cajas se meten entonces a hangares con enfriadores. Cada pallet tiene un dispositivo RFID, que les permite tener una trazabilidad completa del producto. Para Ortega, “la información es como una golosina, te dan ganas de más, de saber más, de aprovecharla más”. Gracias a esa trazabilidad, también han obtenido mejoras en el consumo de energía, porque, gracias a la sincronización del proceso que permite la tecnología, las flores entran y salen de los hangares en poco tiempo, por lo que los enfriadores se usan menos. Además del ahorro en consumo de energía, también han visto impactos favorables en satisfacción de los clientes y de rentabilidad para el negocio.
La transformación digital de la floricultura
Para Suárez, la transformación digital es una alta responsabilidad, pues no solo hay que enseñar procesos, hay que acompañarlos de tecnología para obtener mejores resultados. “Gestionar las fincas sin información es imposible, sin los datos es muy complicado trabajar”, comenta Ortega, que cuenta con 3 personas dedicadas a las herramientas de información.
En la actualidad, GHT trabaja en un proyecto enfocado por ahora en rosas. Este proyecto, tiene que ver con el estado fenológico, cada una de las etapas por las que pasan las flores a lo largo del periodo vegetativo. Con la ayuda del aprendizaje de máquina (Machine Learning o ML, por sus siglas en inglés), etiquetan medio millón de fotografías tomadas por drones con diferentes estados fenológicos para entrenar al modelo y poder saber en cuánto tiempo estarán listos los tallos para corte. Este proyecto tiene un 85% de precisión para informar con antelación a los equipos de ventas cuándo se pueden vender las flores, cuando pueden traer órdenes y cuándo dejar listos los pedidos.
Pero la tecnología no solo ha beneficiado a GHT, también ha beneficiado al cliente final. De acuerdo con Suárez, la tecnología ha aumentado la vida en florero, el tiempo que la flor cortada conserva sus cualidades decorativas y que finaliza cuando aparecen síntomas claros de envejecimiento. “Cuando una persona compra sus rosas le duran al menos diez días como nuevas. Con la tecnología, podemos masificar los pronósticos de producción y tener flores casi al momento, para ganarle tres o cuatro días más a la vida en florero”, menciona Suárez.
Innovación: el camino para la continuidad del negocio
En GHT saben de la importancia de la innovación para la continuidad del negocio. Dentro de la empresa tienen equipos de implementación para desarrollar aplicaciones que sean fáciles de manejar. La empresa cuenta con un área enfocada en específico en código bajo, que visita a las fincas y las entrena en sistemas RPA (automatización de procesos robóticos), Power Apps, Power BI y más, que han permitido el desarrollo de soluciones, incluso por la misma gente de las fincas. Luego, estas soluciones de código bajo se implementan en Web Flowers, la suite central de GHT.
“En una de las fincas, crearon un proyecto llamado Paperless, que permitió acabar con todos los documentos en papel, ese es sólo un ejemplo de todas las cosas que hacen las más de 40 empresas para solucionar sus problemáticas individuales”, menciona Suárez. Gracias a esa capacidad de innovación y a la información centralizada, son capaces de saber qué edad tiene la flor en todas las fincas y pueden gestionar mejor su corte y entrega.
“Si la información es sólo para ti, puedes permitirte errores o decisiones mal tomadas, pero al ser accesible para todos, debes capturarla bien, tenerla al día”, finaliza Ortega que además, está consciente de que todo impacta al resultado global y la tecnología es un habilitador para mejorar la labor de todas las partes involucradas en el proceso.
La transformación digital de GHT fue un proceso que inició de dentro hacia afuera, comenzaron con estandarizar sus procesos a través de la tecnología y gracias a sus desarrollos, sus flores lucen por más tiempo en los floreros de sus clientes.