La actual crisis sanitaria aceleró la adopción de medidas para la digitalización de los procesos en muchas compañías y ha sido la mejor prueba para que los documentos deban modernizarse, además de mostrar una reducción importante en costos para las mismas áreas, aprovechar la tecnología para simplificar trámites, evita aglomeraciones y pérdidas de tiempo. Por esto la firma electrónica representa un primer paso en la digitalización de las empresas.
La firma electrónica es un concepto jurídico, que equivale a una rúbrica manuscrita. La ley hace referencia a ella como «un mecanismo técnico que permite identificar a una persona ante un sistema de información, siempre y cuando dicho mecanismo sea confiable y apropiado» dice el CEO para Colombia de BUk Camilo Mejía Landucci. La función de ésta, es reconocer al firmante de forma irrefutable asegurando la integridad del documento firmado.
Si antes de la emergencia la firma electrónica era una pieza de la transformación digital de cualquier empresa, ahora es una cuestión de supervivencia, además de los beneficios y ahorros que aporta; “además se refuerza la seguridad y se puede firmar desde cualquier dispositivo de internet con la metodología de usuario-clave y doble autenticación; en el cual se solicita una clave al momento de firmar, luego se exige un segundo código de verificación y finalmente se genera un código QR, que al escanearlo permite visualizar, descargar y revisar toda la historia del documento desde la fecha de creación hasta quiénes y cuándo lo firmaron, así mismo, pueden firmar representantes legales y colaboradores sin necesidad de inscribirse, también reduce tiempo y costos, se elimina el uso de papel, se mejora la calidad del servicio que se presta al cliente y la protección de sus datos; así como el cumplimiento de las exigencias legales colombianas para ser reconocida como un mecanismo legítimo de autenticación digital”, señala Camilo Mejía Landucci de BUK Colombia.
La firma genera y registra todo el historial de documentos desde su creación, además de llevar el control con fechas, hora y dirección IP. Adicional es importante asegurar la validez de la firma teniendo en cuenta:
• Esta le es única a la persona que la usa.
• Debe permitir la verificación de quien firma.
• El dominio es exclusivo de quien la utiliza.
• Deber estar vinculada con la información, intrínsecamente de forma que, si son cambiados, la firma sería invalidada.
Finalmente es importante tener en cuenta ciertas recomendaciones para implantarla en las empresas:
1. Notificar a todos los colaboradores.
2. Incluir en el contrato de trabajo, las pautas que vinculen al empleador y colaborador en una práctica de firmas electrónicas según el nivel de riesgo que haya en sus labores.
3. Correo personal de cada colaborador, para asegurar que cuando tenga que firmar un documento legal, tenga la evidencia de que sólo él firmo, dejando en custodia del firmante la privacidad con copia a los interesados.
Para Mejía, aunque algunas de estas herramientas existen hace un tiempo, la situación actual de pandemia, ha apresurado este tipo de tecnologías.