Por: Luis Herrera, Director de Negocios de Procore Latinoamérica
Entre los muchos riesgos a los que se enfrenta una obra, es muy poca la atención que se le presta al riesgo digital y un posible ciberataque. Cuando se habla de ciberseguridad las personas suelen pensar en el sector de retail o financiero ya que ellos son los que manejan grandes flujos de datos bancarios y personales. Pero, los robos de datos ocurren en todas las industrias.
Este es un riesgo muy importante en la industria de la construcción, especialmente porque el sector está constantemente trabajando con documentos delicados y que en casos de litigios son fundamentales para su defensa.
El año pasado investigadores expertos de ESET, empresa global de seguridad en el internet, alertaron sobre la denominada “Operación Spalax” después de que encontraran varios casos de malwares dirigidos a empresas colombianas de tipo gubernamentales y privadas. Como primer foco, estos ataques fueron a compañías de sectores energéticos y metalúrgicos. El estudio encontró una serie de factores que determinaron el ciber espionaje por correos maliciosos que han puesto en riesgo, o en venta, la información personal de las empresas.
Entonces, ¿Cómo se puede mejorar la seguridad digital de los documentos?
Evite Excel: a menos que su empresa capacite a sus empleados en cómo crear, manejar y usar las hojas de cálculo, considere evitarlas. Las hojas de cálculo de Excel en manos inexpertas tienen consecuencias desastrosas, como estimaciones erróneas o desactualizadas y presupuestos que no revelan los costos reales de un proyecto. En su lugar, busque una solución o aplicación digital que se adapte a todas sus necesidades y al mismo tiempo proteja su información.
Utilice una solución de gestión de documentos digital: debido a que actualmente la mayoría de los documentos digitales son inteligentes, es mejor utilizar aplicaciones especialmente diseñadas para su gestión. Estas herramientas intercambian información redundante entre documentos, gestionan la distribución, proporcionan recordatorios, mantienen historiales, responden a búsquedas, realizan copias de seguridad y gestionan el archivo. En resumen, una vez que nace un documento, su solución de gestión de documentos lo gestiona y lo cuida de manos intrusas.
Organizar el almacenamiento seguro de datos: sus documentos deben estar seguros cuando están en uso y luego cuando se archivan. Puede proporcionar esa seguridad en servidores y discos duros en sus propias oficinas comerciales. También puede utilizar la nube y confiar sus documentos a quienes sepan almacenar y gestionar recursos digitales. O puede elegir un enfoque híbrido y mantener algunos documentos localmente y otros en la nube. Solo recuerde, además de brindar seguridad a los datos, debe garantizar la seguridad física del equipo utilizado para almacenar sus datos.
Abordar la seguridad de los dispositivos móviles: los dispositivos móviles y los documentos digitales hacen que sus documentos funcionen más sincronizados. Sin embargo, algunos documentos necesitan protección, y si tiene personas que utilizan sus dispositivos móviles personales para manejar documentos de trabajo, esto conlleva un riesgo. No solo los riesgos de pérdida o destrucción de los documentos, sino también de robo por parte de personas que podrían querer robarle algo a su empresa o a sus clientes. Por esto es preferible usar móviles empresariales, pero, si permite que los trabajadores usen sus propios dispositivos, asegúrese de que la información de la empresa también esté segura allí.
Capacitar a las personas en el uso y la seguridad de los documentos: la documentación no tiene buena reputación en la construcción. Esto conduce a escenarios en los que la documentación se pierde, daña e ignora fácilmente. Pocos trabajadores llegan a la construcción conociendo la importancia y complejidad de la gestión de documentos. La capacitación es lo más importante para que las personas comprendan los usos de los documentos, su importancia y como mantenerlos seguros.
La seguridad virtual es de mucha importancia para todos los sectores, por eso la construcción no puede quedarse atrás. Los documentos digitales y las herramientas de gestión de documentos digitales actuales ayudan no solo a mejorar la gestión de la información, pero también a disminuir los riesgos de robos o ataques cibernéticos, esto acompañado con una mejor capacitación del personal podrá asegurar que su compañía evite una crisis de grandes dimensiones.