Las organizaciones se encuentran bajo presión para mantenerse receptivas y ajustar sus estrategias de forma rápida y eficiente debido al vertiginoso cambio de los mercados y las tendencias económicas. Para tener la agilidad ante los imperantes cambios, se necesita tener la visibilidad de la información del desempeño de los sistemas de impresión de manera oportuna y perspectivas confiables para tomar decisiones comerciales en un tiempo real.
El software que se utiliza en la gestión de impresión, que a menudo se pasa por alto y se subutiliza, es un tesoro de datos de impresión invaluables. Y aprovecharlos, especialmente a nivel de usuario y departamento, puede ayudar a impulsar la eficiencia y el cumplimiento de las políticas de costos, eficiencia, ahorro y aprovechamiento de los recursos en toda organización.
“El comportamiento de los usuarios permiten profundizar en los datos de los sistemas de gestión de impresión, con lo cual se puede tener una comprensión completa de los hábitos de los usuarios de impresión y actuar en función de la información en tiempo real”, comenta Luis Henrique Alves, gerente de marketing de Xerox Brasil.
En este sentido, ver qué, cuándo e incluso quién imprime puede ayudar a identificar a los usuarios y departamentos que hacen un uso intensivo de documentos, reducir costos, mejorar la sostenibilidad, reforzar la seguridad y fomentar cambios en el comportamiento de los usuarios según sea necesario.
Según Quocirca, la principal fuente de información independiente sobre el mercado y servicios de asesoramiento del sector de la impresión, en su informe, Tendencias de la industria de la impresión, una de las tendencias es que las organizaciones seguirán actualizando y rediseñando su entorno de impresión para respaldar mejor el lugar de trabajo. MPS sigue siendo un facilitador clave para la transformación digital, ayudando a las organizaciones a integrar mejor los flujos de trabajo digitales y de impresión; el 36 % de las organizaciones afirma que es muy importante para sus iniciativas de digitalización.
Convertir datos de impresión en oportunidades
Es bien sabido que no se pueden tomar decisiones con base en información que no se puede comprender, y mucho menos ver. Las soluciones de Xerox pueden integrar datos de todos los principales softwares de gestión de impresión de terceros en una única vista de panel de control, con visualizaciones claras e interactivas de forma rápido y más fácil identificar tendencias y oportunidades de ahorro, como departamentos de gran volumen, períodos pico y flujos de trabajo con uso intensivo de papel.
Para ello, es necesario examinar en profundidad los valiosos datos de impresión, escaneo y fax y convertiros en información procesable. Xerox cuenta con MPS Advanced Analytics para empresas que utilizan Xerox Managed Print Services que puede:
• Comprender el estado actual de la flota (disponibilidad de dispositivos, conectividad de dispositivos, tickets de servicio) y abordar problemas.
• Identificar riesgos de seguridad e irregularidades de uso.
• Medir el cumplimiento de las políticas de impresión, seguridad o sostenibilidad existentes e implemente los cambios necesarios.
• Impulsar la productividad y reducir los costos con la capacidad de identificar tendencias de uso, métricas de activos y oportunidades de mejoras de procesos por usuario, código de cuenta o departamento.
Las aplicaciones de analítica de datos transforman la forma de trabajar en las oficinas al ofrecer un mayor control de los volúmenes y tipos de impresiones actuales, de igual manera ayudan a que se planifiquen las adquisiciones de equipos, consumibles, continuar con los bajos consumos de energía y mejor la protección al medio ambiente, haciendo que cada negocio, se más eficiente, seguro y productivo.