¿Qué es capaz de hacer un software completo de facturación? Averígualo en la nota.
A medida que pasan los años, los software de facturación electrónica se han perfeccionado a un punto tal, que ahora son capaces de resolver varios de los problemas operativos que enfrenta una empresa a diario, aunque son pocos los que tienen un diseño alineado con las necesidades de los usuarios y han logrado destacarse en el mercado.
¿Qué soluciones pueden aportar este tipo de plataformas? A lo largo de los próximos párrafos, te contaremos sobre cada una de ellas para que, si ya estás planeando cambiar de plataforma, sepas qué características buscar al contratar a un nuevo proveedor.
Automatización
Todo el mundo quiere automatizar sus procesos, pero de nada sirve pagar por un programa que lo haga mal. Consigue uno que esté configurado para ayudarle a tu personal y a ti con varias de esas cosas que manualmente hacen día con día, y en las cuales, resulta inevitable que haya uno que otro error de vez en cuando.
Hay que recordar que cada incongruencia tributaria, por pequeña que sea, tiene un efecto tanto en el control financiero de tu negocio, como en la relación que este mantiene con las entidades fiscales. Por ejemplo, una factura en la que se registra el valor del IVA de forma errónea en cientos de facturas, podría generar problemas con la DIAN, entre otras consecuencias.
Ciertos sistemas, como el de Siigo, les dan a las personas la oportunidad de parametrizar reglas para emitir facturas, alertas de validación previa y conciliaciones automáticas, un plus muy valorado donde los equipos son reducidos, pero se exige un nivel de eficiencia al 100%.
Revisa cuidadosamente los planes de facturación electrónica que te interesen y elige el más adecuado para tu empresa.
Información siempre ordenada
A cualquiera le saca un suspiro cansado la idea de iniciar una búsqueda de datos en reportes manuales, o incluso en 863587 carpetas digitales, en especial cuando el tiempo apremia; de allí la importancia de asegurarte que tu próxima plataforma te permita centralizar información en tiempo real sobre tus facturas, pagos y reportes contables.
A la larga, esta característica favorece la toma de decisiones, así como la identificación de movimientos inusuales, la posibilidad de anticipar desfases de caja, evaluar la rotación de ingresos por cliente, y hasta ajustar el ritmo de facturación de acuerdo con el comportamiento del negocio.
Determinados proveedores, ofrecen igualmente la personalización de los paneles de control, lo cual es útil para que cada usuario visualice solo los datos que necesita. Es decir: un responsable financiero podrá enfocarse en indicadores como ingresos del mes, o bien, alguien de ventas, podrá ver sin problemas el avance de facturación por cliente o por producto.
Si, además de lo ya mencionado, el software también garantiza que cada operación quede documentada, entonces debes darle el “sí” definitivo, pues esto facilitará auditorías internas/externas y mejorará la transparencia con los socios del negocio.
Simplificación de procesos
Ya hablamos de la automatización, pero hay otra forma en la que un programa puede ayudarte a liberar tiempo: a través de la integración de ciclos completos de procesos, desde, por ejemplo, la emisión de una factura, hasta el seguimiento de pago y la contabilización automática del ingreso.
¿Por qué esto es algo que caracteriza a las soluciones de primera? Simple, porque si realizas la carga de productos y servicios en bloque, y si solo necesitas de un clic para crear un informe contable, tanto tu equipo, como tú, destinarán todas las horas que invertían en acciones mecánicas, a actividades de análisis y planificación.
No basta con que las cosas se hagan rápido, deben hacerse bien; de lo contrario, pasarás todo el tiempo que ahorraste corrigiendo los errores cometidos. No olvides que el objetivo principal de un sistema de facturación es minimizarte la carga de trabajo, no aumentártela.
Cumplimiento tributario
En pleno 2025, muchos negocios están interesados en herramientas que no solo se limiten a emitir facturas válidas ante la DIAN, sino que también ofrezcan otros beneficios, como mantener actualizado el esquema tributario, aplicar las retenciones correctas, enviar reportes electrónicos según los plazos requeridos o almacenar la información de forma íntegra.
Un software ganador es aquel que se adapta a los cambios normativos sin necesidad de que el usuario intervenga o conozca a fondo el tema: esta tecnología es la que lo guía, bloquea acciones incorrectas y alerta cuando algo no está en orden.
En definitiva, es una ventaja notable para las pequeñas empresas que aún no cuentan con un departamento tributario, pero necesitan garantizar su cumplimiento y contar con un soporte que les permita llevar a cabo una operación a prueba de errores.
Integración, personalización y crecimiento escalonado
Antes de cerrar la contratación de otra plataforma, fíjate en que sea capaz de conectarse con otras herramientas que tu negocio utilice, como un sistema POS. Dicha conexión evita la pérdida de tiempo en ajustes manuales cada vez que se comparte información entre áreas, e igualmente, reduce el riesgo a que se dupliquen registros.
El diseño de algunos programas es tan sofisticado que le dan la opción a los usuarios de vincular funciones específicas, de acuerdo a lo que la empresa necesita para que no deba pagar por funciones que no usará, sino hasta más adelante, quizá, a medida que aumenten las operaciones.
De hecho, es bastante común que los negocios, al crecer, migren a otros software porque los que usan se empiezan a quedar cortos; por eso, vale la pena verificar que el nuevo proveedor entienda que la escalabilidad es uno de los principales retos a los que se enfrenta una pyme.
Últimas consideraciones
¿Todavía tienes dudas sobre qué decisión tomar? Evalúa que disponga de lo siguiente a través de esta breve checklist:
• Funciones que se alinean con los requerimientos del negocio.
• Una estructura flexible que puede adaptarse al entorno operativo actual y al crecimiento futuro.
• Capacidad de integrarse a los procesos cotidianos.
• Ofrece información en tiempo real
• Configuración de procesos sin recurrir a desarrollos externos.
• Actualizaciones constantes.
• Soporte técnico.
Todas las variables mencionadas te ayudarán a distinguir entre un software básico y uno completo. ¡Prepárate para lo que sigue!