En la era digital actual, la seguridad de los archivos tiene un papel fundamental, pues abarca una amplia gama de información que debe ser protegida para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos, que van desde documentos de texto y hojas de cálculo, hasta imágenes, videos y aplicaciones.
En lo corrido del 2023 en Colombia, se han presentado más de 5000 millones de intentos de ciberataques, de acuerdo a la firma Fortinet, incrementando considerablemente las cifras de años anteriores. También, 27 organizaciones del país han sufrido algún tipo de robo de información, de las cuales 17 pertenecen al sector gobierno e instituciones de educación, entre los que se encuentran la Personería de Bogotá, la Fiscalía General de la Nación, Audifarma, la Universidad Abierta y a Distancia – UNAD entre otras, de acuerdo a lo informado en el Diario la República.
Es por esto que Carlos Mateus, director de Desarrollo de Negocio de ITAC considera que es cada vez más urgente que las organizaciones de todos los sectores presten atención a la seguridad de su información y sistemas, implementando soluciones como el cifrado de datos, la gestión de accesos, el control de permisos, el uso de contraseñas sólidas y la clasificación de datos. “Es importante además que las empresas realicen auditorías de seguridad y capacitación a su personal en concientización de seguridad, pues la pérdida o el acceso no autorizado a sus archivos, puede exponer datos sensibles y confidenciales, lo que puede resultar en la filtración de información crítica robo de datos, incumplimiento de regulaciones (como la de protección de datos personales), daños a la reputación y en casos extremos, la pérdida de confianza de los clientes y sanciones legales”.
Algunos consejos que resalta ITAC para proteger los diferentes tipos de archivos son:
- Administrar y controlar el acceso de manera efectiva, es decir que solo puedan acceder personas autorizadas.
- Cifrar archivos confidenciales.
- Realizar copias de seguridad periódicas.
- Establecer políticas de uso aceptable. Es fundamental que las empresas comiencen a emplear soluciones de seguridad de archivos para supervisar y controlar el acceso.
Otro consejo es prestar atención a la capacitación de los colaboradores en seguridad de datos para que entiendan cómo proteger la información confidencial y minimizar los riesgos cibernéticos. “Consideramos que un personal capacitado es menos propenso a cometer errores que puedan dar lugar a filtraciones de datos, garantiza el cumplimiento de las normativas de seguridad y contribuye a una cultura organizacional centrada en la protección de la información. Además, esta formación mejora la toma de decisiones informadas en situaciones relacionadas con la seguridad de datos, lo que fortalece la seguridad de la empresa y protege su reputación”, enfatiza Mateus.
La información confidencial puede almacenarse en múltiples formatos, por lo que deben tomarse las mismas precauciones con archivos multimedia como grabación de cámaras de seguridad, audios de llamadas, imágenes, etc. El control de acceso, cifrado de archivos y las demás medidas también deben aplicarse a estos formatos si contiene información confidencial.
Para garantizar la seguridad de los archivos compartidos, las empresas deben utilizar soluciones que ofrezcan control de acceso, seguimiento de actividades sobre los archivos y opciones de permisos granulares. También es importante utilizar servicios en la nube seguros y que permitan verificar la identidad del usuario. Además, implementar políticas de seguridad sólidas y controlar regularmente los accesos para detectar actividades no autorizadas.
El 51% de organizaciones, planean aumentar las inversiones en seguridad como consecuencia de una vulneración de datos, según un reporte de IBM Security. Es por esto que es importante que las empresas cuenten con soluciones que proporcionen un entorno protegido, donde los archivos pueden cifrarse y son transmitidos usando protocolos de transporte seguros durante el proceso de transferencia. Esto permite tener un control riguroso sobre quién puede acceder y descargar los archivos compartidos y permite un seguimiento y control preciso sobre quién interactúa con los archivos. De esta manera las empresas pueden asegurarse de que los documentos críticos mantengan su integridad y confidencialidad, lo que es esencial para la colaboración efectiva y la protección de datos.
La seguridad de archivos y la protección de datos son pilares en la confidencialidad e integridad de la información en una sociedad altamente digitalizada. Es un compromiso constante que requiere un enfoque proactivo y soluciones tecnológicas avanzadas con herramientas efectivas, pero también es importante la participación activa de los usuarios en la promoción de buenas prácticas que salvaguarden esta información vital para las personas y empresas.