Un inventario es un procedimiento para comprobar y documentar periódicamente la existencia, estado y valoración de los bienes y pasivos. Se lleva a cabo para confirmar la confiabilidad de los datos contables y de informes. Consta de tres etapas, en cada una de las cuales se deben realizar ciertas acciones.
El software para inventarios de Leafio es un sistema para contabilizar puntos y objetos de almacenamiento. Con la ayuda de programas, puede verificar la disponibilidad de bienes, saldos, discrepancias en el costo para reducir pérdidas. Es posible imprimir y exportar documentos creados automáticamente por el sistema. El software ayudará a poner las cosas en orden en el almacén, evitando la reclasificación. Y los datos correctos sobre los saldos evitarán fraudes y robos por parte de los empleados, dificultades en el servicio al cliente. Con la ayuda de programas de inventario, se ahorra tiempo dedicado a la contabilidad. Escanear códigos de barras ayuda a evitar errores al identificar artículos durante el inventario.
¿Cómo realizar el inventario en la tienda correctamente?
Para realizar un inventario de alta calidad, que brinde información confiable sobre la disponibilidad de productos en la tienda, se requieren empleados capacitados y la disponibilidad de equipos y software especiales. Algunas empresas confían el inventario a sus empleados, pero en este caso es bastante difícil estar seguro de la exactitud de los datos recibidos.
El proceso de inventario refleja no solo la disponibilidad real de mercancías, sino también posibles problemas con el movimiento de mercancías, aceptación, etiquetado, robo (incluso por parte de nuestros propios empleados), mercancías defectuosas, etc.
Además, el propietario siempre debe estar preparado para el hecho de que realizar un inventario por parte de sus propios empleados incurre en costos monetarios y de tiempo adicionales. Esto incluye: pagos adicionales a los empleados por horas extras y trabajo adicional, lucro cesante durante el inventario, gastos por equipos y software, etc.
Funciones del programa para inventario
Los programas de inventario están diseñados para realizar funciones tales como:
• reconocimiento de texto, escaneo de códigos de barras (en modo separado o por lotes);
• leer etiquetas NFC usando cualquier tipo de aplicación;
• recopilación de información en un servicio en la nube con transferencia a aplicaciones de destino;
• creación y gestión de activos tangibles;
• integración entre diferentes puntos de venta;
• contabilidad sin errores de los saldos de almacén o propiedad de la organización;
• la capacidad de identificar y cancelar la escasez, incluso dentro de los límites del desgaste natural;
• control de seguridad de stocks industriales;
• creación, formación e impresión de los documentos de informes necesarios;
• poner las cosas en orden en el almacén;
• búsqueda instantánea de discrepancias y reconciliación.
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Beneficios de los programas de inventario
Beneficios son:
• Los programas de inventario facilitan el trabajo del personal y realizan muchas funciones útiles. Son necesarios para una contabilidad sin errores.
• Facilidad de mantenimiento sin configuraciones complejas e instalación engorrosa.
• Protección confiable de la base de datos.
• Función integrada de intercambio de información.
• Ahorro significativo en el tiempo del personal.
• Ayuda a evitar errores en la contabilidad.
• Escaneo de código de barras para una mejor identificación del artículo que se está contando.
• Generación automática de documentos de informes.
• Posibilidad de guardar borradores de inventario para volver a ellos más tarde.
• Capacidad para realizar un inventario total o parcial del almacén.