Tener una empresa pequeña, mediana o grande conlleva múltiples responsabilidades cruciales para la supervivencia del negocio, sin embargo, la más vital de ellas, es precisamente consolidar un óptimo manejo de la contabilidad, pues resulta imprescindible para conocer el estado la compañía y además obligatorio para cumplir con los compromisos fiscales.
En un país de tradición emprendedora como Colombia es común identificar casos de nuevos empresarios entusiastas por devorar sus respectivos mercados con esa gran idea de negocio que materializaron. Sin embargo, un error frecuente en este ecosistema es dirigir la mayoría de los esfuerzos a las ventas y al mercadeo del producto, descuidando el registro y control de todos los movimientos económicos que realiza la empresa, lo que se entiende por contabilidad.
Al respecto, Alejandro Casas, Cofundador de Simetrik explica que “este es un fenómeno que si bien, resulta más frecuente en pequeñas y medianas empresas, no deja de ser ajeno para organizaciones de mayor envergadura. Cualquier empresa que no tenga un monitoreo de sus finanzas oportuno, confiable y fluido está destinada al fracaso”. En este sentido Simetrik identificó cinco síntomas que pueden indicar que una empresa lleva una mala contabilidad:
Incertidumbre en las responsabilidades financieras. Cuando las relaciones con los proveedores empiezan a crecer y aumenta con el tiempo la lista de socios de negocio, puede aparecer una sensación de inseguridad referente al manejo de pagos y desembolsos a terceros. Aparecen cuestionamientos como ¿estamos pagando a proveedores más de lo que debemos? ¿tenemos acuerdos vigentes con ese proveedor? El surgimiento de estas inquietudes es el primer síntoma de que algo no anda bien con la contabilidad de la empresa, pues refleja una carencia de un sistema confiable capaz de brindar tranquilidad a los directores de la compañía.
Descuadres contables. Este es tal vez el síntoma más común y hace referencia a las cuentas que deberían dar un número y sencillamente están reflejando otro. Este síntoma ocurre en mayor medida porque la organización de datos económicos de la empresa se hace de manera manual y no automatizada. Esto retrasa el análisis de la información y aumenta la probabilidad de que se cometan errores.
Errores crónicos en la operación. Este es un síntoma que aparece cuando la incertidumbre deja de ser duda y se convierte en certeza, es decir, cuando se identifica que efectivamente hay un descuadre de cuentas. Resulta crónico porque suele ser un error que se prolonga durante un periodo de tiempo considerable. Por ejemplo, costos que aparecen por errores desconocidos que se asumen como “normales” en la operación y se pagan sin ni siquiera hacer una verificación al final del año o del mismo periodo contable. Este problema revela otra carencia y es la falta de trazabilidad en los procesos contables.
Fraudes. El cuarto síntoma ocurre cuando los errores crónicos, es decir, los que ya se identifican como pérdidas en cada periodo de facturación se elevan en magnitud. Estos pueden provenir de fraudes internos de la compañía, difíciles de detectar por la falta de claridad en la conciliación de las transacciones. Un agravante de estos fraudes aparece cuando las conciliaciones no se actualizan a diario, sino que se miran solo al momento de hacer el cierre, cuando ya puede ser demasiado tarde.
Sorpresas. Este síntoma aparece cuando se descubren transacciones inesperadas que, si bien no deberían ser tipificadas como erróneas, si son escenarios que se pueden prevenir, evitando pérdidas en los ingresos de la compañía. Un ejemplo claro surge cuando el departamento de servicio al cliente de una compañía decide devolver un porcentaje de sus ingresos a uno o varios clientes porque manifestaron alguna inconformidad por el servicio prestado. Advertir este síntoma revela una falta de transparencia en el monitoreo contable.
Pensando en una alternativa para ayudar a las empresas a ordenar su información transaccional, los colombianos Alejandro Casas y Santiago Gómez crearon el software Simetrik. Este sistema les permite a las organizaciones identificar errores transaccionales de manera inmediata, ya que centraliza y ordena la información en un solo lugar, entregando un balance preciso, actualizado y real sobre los flujos de entrada y salida del dinero. “Simetrik trabaja como un cerebro, el cual automatiza el proceso totalmente, primero se conecta a las fuentes de información tanto internas como externas de la empresa (cartera, proveedores, sistemas de recaudo, etc..), extrae los datos, los analiza, los entiende y clasifica, luego se concilian y se entregan al cliente. Simetrik se convierte entonces en la única fuente de verdad transaccional de la compañía”, aseguró Casas.
Rappi, Grow, Coltanques, Skydrop, Frubana, entre otros, son algunas de las organizaciones que utilizan el software de Simetrik para ordenar su información transaccional. Los fundadores tienen proyectado continuar con un crecimiento del 10% semanal, atendiendo necesidades financieras de empresas en Colombia y el mundo, por medio de este sistema el cual actualmente procesa transacciones en Argentina, Brasil, Chile, Colombia, México, Perú y Uruguay.
Para mayor información ingrese a: www.simetrik.com