Datos de la consultora ACFE muestran que, anualmente, las compañías pierden un total de 258,000 dólares debido al fraude organizacional.
El 95% de los ejecutivos encuestados por The Economist Group dice que el uso de análisis de datos en tiempo real ayuda a sus organizaciones a garantizar que el gasto y las operaciones se alineen con los objetivos de la empresa.
Si bien es cierto que para la mayoría de las compañías llevar un control detallado de los gastos corporativos es sumamente importante y hace parte del plan estratégico anual, hay otras organizaciones que todavía siguen haciendo este registro de manera intuitiva y poco automatizada. Sin embargo, esta actividad cada vez cobra más relevancia, especialmente si se tienen en cuenta los constantes cambios por los que atraviesa el mundo y que dificultan la estabilidad económica de las empresas.
Una encuesta realizada por The Economist Group, encargada por SAP Concur, revela que el 93% de los ejecutivos está de acuerdo en que mantener la agilidad organizativa es la única forma de sortear la incertidumbre. “Afrontar esta nueva normalidad ha sido un reto grande para todos, más aún cuando se habla de finanzas. La mejor manera de evitar más impactos en el bolsillo es controlando los gastos y ajustando las políticas”, Javier Pollitzer, director de ventas de SAP Concur para LAC. De ahí que sea importante recordar algunas razones por las que hoy es necesario que las empresas realicen este proceso, incluso apoyadas de soluciones tecnológicas que les faciliten la tarea.
1. Disminuye el porcentaje de fugas económicas
Datos de la consultora ACFE muestran que, anualmente, las compañías pierden un total de 258.000 dólares debido al fraude organizacional. Una de las principales razones por las que existen estas malversaciones, es debido a que los empleados no se acogen a las políticas de gastos empresariales. Asimismo, el recuento de facturas en físico o la recolección de papeles promueven la pérdida de los recibos, dificultando así la legalización de estos.
No obstante, la adopción de soluciones tecnológicas ayuda a disminuir las cifras y permite que tanto los empleados como los ejecutivos lleven un adecuado registro de sus gastos de manera inmediata. Esto se puede realizar a través de aplicaciones móviles y con fotografías instantáneas en las que los datos son subidos al instante a una plataforma virtual.
2. Reduce los costos
Si bien es cierto que muchas empresas todavía llevan el manejo de las finanzas de forma manual, la automatización y digitalización de la gestión de gastos ayuda a disminuir los costos gracias a la reducción del uso de papel. De igual forma, esto ayuda a evitar sobrecostos para las compañías, como lo confirma el informe de Oversight Systems Inc, en el que se expone que las empresas que no llevan un monitoreo detallado de viajes y gastos tuvieron un incremento del 14% en el gasto general.
3. Empleados alineados con las políticas de gastos
La encuesta realizada por The Economist Group así lo confirma, al mostrar que el 95% de los encuestados dice que el uso de análisis de datos en tiempo real ha ayudado a sus organizaciones a garantizar que el gasto, los trabajadores y las operaciones se alineen con los objetivos de la empresa. “Una buena fuente de agilidad organizativa es contar con un espacio para ‘respirar financieramente’ y que las compañías puedan tener la tranquilidad de que sus gastos están controlados”, puntualizó Pollitzer de SAP Concur.
4. Agiliza flujos de trabajo
Manejar las finanzas corporativas ha sido una de las tareas que tanto medianas como pequeñas empresas han delegado a los contadores y se ha realizado de forma manual. No en vano, con la transformación tecnológica a la que muchas compañías han tenido que adaptarse, esta tarea ha podido agilizarse con el uso de plataformas digitales.
El uso de soluciones tecnológicas trae un sin fin de beneficios, no solo en reducción de costos, sino también en ahorro de tiempo en el desarrollo de tareas repetitivas y diarias. Lo anterior es debido a que las personas pueden subir a la plataforma las facturas de manera inmediata y esta las aprueba o rechaza teniendo en cuenta las políticas de gastos. De hecho, empresas que han optado por esta opción logran legalizar los gastos en menos del 50% del tiempo.