Datos provistos por SAP Concur evidencian la inclusión de nuevos gastos dentro de las políticas debido a la pandemia.
Las auditorías externas permiten ahorros de más de un 16% en los gastos corporativos.
Datos de SAP Concur revelan que más del 17% de los gastos dentro de las compañías son rechazados por no cumplir con las políticas corporativas, cifra que se encuentra muy por encima del 1,1% de rechazos internos que se producen en promedio. Una de las principales causas de los rechazos es el fraude, pues según la Asociación de Examinadores de Fraudes de los Estados Unidos, los fraudes producen en las empresas pérdidas de hasta USD 200.000 al año.
Para evitar el fraude, el servicio de auditoría de SAP Concur propone una revisión minuciosa y un control que, al ser externo, carece de subjetividades, excepciones o sesgos. Esto garantiza el cumplimiento y la adopción de las políticas de gastos de una empresa, mientras se reducen consecuentemente los costos. Los reportes analizan los gastos de punta a punta: desde la definición de políticas hasta la rendición y los reportes posteriores.
Una de las razones por las cuales se rechazan algunas de las cuentas de cobro es porque la declaración de gastos no corresponde con la actividad laboral, como lo es el consumo de alcohol o de cigarrillos “disfrazados” de viáticos por alimentos, hasta situaciones absurdas como los gastos de salud de un perro pasados como de un humano. Invitaciones a familiares para comidas supuestamente laborales, pasajes en primera clase de avión fuera de los límites permitidos, boletas falsificadas o recibos incomprensibles escritos en otros idiomas.
No obstante, durante la pandemia, según datos de SAP Concur, ocho de cada diez empresas modificaron su política de rendición de gastos para incluir elementos como el uso de electricidad en la casa de los empleados, los insumos de bioseguridad y hasta los muebles. En un escenario tan dinámico y cambiante, el control de gastos se hace imprescindible. “Las empresas vieron que existe una necesidad de acompañar a sus colaboradores y que la pandemia cambió el tipo de gasto corporativo necesario para hacerlo, de ahí que hubiera modificaciones en las políticas de rendición de gastos”, explicó Miguel Ruiz, Director de Soluciones para SAP Concur América Latina.
“En un estudio que realizamos entre 500 tomadores de decisión del área de finanzas, el 75% admitió que los presupuestos suelen excederse respecto de lo planificado y que muy pocas veces se detiene la autorización de un gasto por temor a que eso perjudique una posible venta o un negocio”, apuntó Ruiz. “El servicio de auditoría, al ser tercerizado, aporta una mirada objetiva, permite anticipar este tipo de situaciones y, lo principal, impide disrupciones en la calidad del clima laboral”, concluyó.