Mediante el Decreto 020 del 26 de marzo de 2019, la DIAN decretó fechas definitivas para la implementación de la Facturación Electrónica. Esta nueva regulación afecta a prácticamente todas las empresas en Colombia, independientemente de su tamaño. Además, al ser de obligatorio cumplimiento, invita a todos aquellos que vendan productos o servicios a estudiar el calendario, para asegurarse de que cuentan con las herramientas necesarias para cumplir la ley –o al menos, ¡qué si no las tienen, sepan a qué atenerse respecto a multas y penalidades por no cumplirla!
El siguiente artículo resume los principales puntos del Decreto 020 del 26 de marzo de 2019 expedido por la DIAN, y reseña las implicaciones que éste tiene, en la práctica, para una PYME en Colombia:
1. Toda empresa que facture más de 120 millones de pesos por año, independiente de su actividad económica, o de si es fabricante, comercializadora o se involucra en venta de servicios, está obligada a implementar la facturación electrónica entre el 1ero de agosto de 2019 y el 1ero de Agosto del 2020.
2. El momento específico en que cada empresa deberá implementar la Facturación Electrónica depende de un calendario donde aparecen 12 diferentes grupos de empresas, cada uno comenzando a facturar electrónicamente en un mes diferente entre agosto del 2019 y el mismo mes del 2020.
a). Dicho calendario se guía por el código CIIU principal (código de la actividad empresarial) que la empresa tenga en su RUT.
i). Por ejemplo, las empresas que se acojan al nuevo régimen SIMPLE deben comenzar a facturar electrónicamente tan pronto como el 1ero de agosto de 2019. Pero OJO: para poder hacerlo en esa fecha, debieron haber pedido la autorización a la DIAN para convertirse en facturadores electrónicos máximo hasta el 1ero de mayo de 2019! (la autorización a la DIAN genera cambios en el RUT del establecimiento, dejando claro que es ahora un “facturador electrónico” y es un paso necesario para poder proceder a pedir a la DIAN un consecutivo de facturación electrónica).
ii). De manera similar, las empresas que presten servicios a compañías dedicadas a la extracción de minerales, metales o hidrocarburos, deben también comenzar a facturar electrónicamente el 1ero de agosto de 2019.
iii). Acá van otros ejemplos puntuales de fechas perentorias por grupos de empresas:
iv). Fábricas de muebles, litografías y quienes se dediquen a fabricación o reparación de maquinaria y equipos (entre otras) deben pedir autorización hasta máximo el 1 de junio de 2019 para comenzar a expedir facturas electrónicas a mas tardar septiembre 1 de 2019;
v). Comercio al por mayor de autopartes o automotores, comercio al por mayor de computadores o equipos eléctricos, comercio al por menor de combustibles o aceites y comercio al por menor de computadores (entre otros) deben pedir autorización hasta máximo el 1 de julio de 2019 para comenzar a expedir facturas electrónicas a mas tardar octubre 1 de 2019;
vi). Comercio al por menor de prendas de vestir, comercio al por menor de alimentos y bebidas, comercio al por menor de libros (entre otros) deben pedir autorización hasta máximo el 1 de octubre de 2019 para comenzar a expedir facturas electrónicas a mas tardar enero 1 de 2019;
vii). No es el caso nombrar todos los grupos en este artículo, pues son 14.
3. El mecanismo de facturación electrónica que entra a operar se denomina de “validación previa”. Dicho mecanismo requiere que todo establecimiento o empresa que quiera emitir una factura electrónica:
a). Cuente con un software sobre el cual se pueda plasmar la factura que se desea convertir en electrónica
b). Envíe a través de dicho software a la DIAN una “pre-factura” que contenga toda la información de ley (incluyendo NIT de quien vende y compra, ítems o servicios ofertados, impuestos cargados, etc.) –este envío se realiza vía internet, en tiempo real, previo a expedir la factura.
c). La DIAN dispondrá de un sistema especial para realizar decenas de validaciones a la factura que se pretende “certificar” como electrónica, informando al establecimiento se la pre-factura fue “rechazada” (en ese caso se debe corregir) o si fue “aprobada”.
d). En caso de ser aprobada, el software del comercio recibirá dicha aprobación de la DIAN –de nuevo, en tiempo real—y podrá entonces el software, ahí si, emitir una factura electrónica.
4. Cabe anotar que una factura electrónica, una vez emitida, es desde todo punto de vista legal un título valor que puede ser transado, descontado, se puede utilizar para realizar operaciones de factoring y confirming, etc. (todas la anteriores tanto por vía física –imprimiendo el documento—como por vía “desmaterializada” y electrónica). Por tal motivo, el mecanismo de facturación electrónica, para garantizar la autenticidad del documento y prevenir su alteración o falsificación, le asigna un CUFE (código único de facturación electrónica) y un código QR (para su fácil lectura con pistola laser)—dichos códigos pueden ser consultados en los sistemas de la DIAN para garantizar que el documento con el que se quiere hacer una operación es efectivamente un documento fidedigno y original.
5. Partiendo de los puntos anteriores, el nuevo decreto de la DIAN, acompañado del mecanismo de “validación previa” exige que toda PYME en Colombia, atendiendo las diversas fechas perentorias, tenga la obligatoriedad de utilizar un software o sistema de facturación electrónico que pueda comunicarse con la DIAN en tiempo real. Esto último, a su vez, requiere que la empresa tenga un sistema que de alguna manera se comunique con internet o la nube. Para muchas PYME que todavía operan en talonarios de facturación manuales o en Excel, esto significa un “pequeño salto tecnológico” necesario.
6. Afortunadamente, ya existen en el mercado una multiplicidad de sistemas de facturación o sistemas de gestión empresarial que permiten a una PYME, por poco dinero –incluso muchas veces con un pago de una mensualidad y sin necesidad de adquirir equipos adicionales—contratar plataformas de facturación electrónica. Una de estas soluciones en la nube es Loggro, con planes que comienzan en COL $ 60.000 pesos mensuales para gestionar un negocio de manera bastante integral, incluyendo su facturación electrónica.
7. La DIAN le está apostando de manera importante al mecanismo de facturación electrónica como herramienta de control fiscal y de prevención de evasión. Por tal motivo, el Decreto 020 de marzo de 2019 reitera, entre otros:
a). Cómo a partir del año 2020 solo el 30% de los gastos de una empresa serán descontables sin factura electrónica (o sea, el 70% de los gastos o costos que una empresa se pueda descontar de renta debe poseer soporte en factura electrónica) –y solo el 20% para el 2021 y el 10% para el 2022;
b). Que solo hasta el 1ero de junio de 2019 la DIAN excusará a las empresas que están llamadas a ser facturadoras electrónicas de no estar haciéndolo por motivos “técnicos o de conveniencia comercial”. De ahí en adelante, quien tenga un grupo que deba entrar en operación con la facturación electrónica y no lo haga, incurrirá en multas.
c). En todo caso, serán los mismos clientes de todo tipo de empresas los que hagan presión para que se les expida factura electrónica, pues de lo contrario el cliente que compra corre el riesgo de no poder descontarse como costo lo que está comprando.
Debido a todo lo anterior, es importante que tanto empresarios como contadores se concienticen del gran cambio que se avecina en los procesos de venta de las empresas. Con la factura electrónica, cada vez más se requerirá de la tecnología para gestionar en un negocio, lo cual puede ser incómodo o costoso al principio, pero creemos generará muchas sinergias positivas para las PYME –y ayudará a su formalización—en el mediano plazo.
Sobre el autor: Este artículo fue escrito por Alejandro Vásquez, Director de Mercadeo de LOGGRO, un software de facturación electrónica y de gestión empresarial y contable en la nube para PYMES.