La experiencia con la facturación electrónica evidenció que uno de los factores principales para alcanzar el éxito en este tipo de procesos, está asociado con la preparación y tiempo que tengan los empresarios y contadores para llevar a cabo la transición.
Tener claridad frente a temas como la firma digital, el CUNE y el documento Notas de ajustes es fundamental a la hora de implementar la nómina electrónica y cumplir con los requisitos legales.
A pesar de que la DIAN modificó el calendario para la implementación de la nómina electrónica en Colombia, estableciendo el primero de agosto como la fecha de inicio para que las empresas se habiliten como emisores, y avancen con la generación y transmisión de la nómina electrónica a partir de septiembre, la experiencia con la facturación electrónica evidenció que uno de los factores principales para alcanzar el éxito en este tipo de procesos, está asociado con la preparación y tiempo que tengan los empresarios y contadores para llevar a cabo la transición.
Para que las empresas se beneficien al máximo de esta prórroga, es fundamental estudiar y determinar los componentes primordiales del documento y el tipo de software que se acomode mejor a las necesidades del negocio, de tal manera que no solo se cumpla con las condiciones de la DIAN, sino que favorezca la operación de las empresas.
Siigo, como aliado de las pequeñas y medianas empresas, aclara las preguntas más frecuentes relacionadas con los requisitos e implementación de la nómina electrónica:
¿La firma digital de la facturación electrónica sirve para nómina electrónica?
La firma o certificado digital es un instrumento utilizado para firmar documentación electrónica. Es uno de los requisitos dentro de la Resolución, pues garantiza la seguridad y autenticidad de la información gracias a que esta se encuentra encriptada, es decir, los datos solo pueden interpretarse con una contraseña o clave. Si la compañía ya ha obtenido y aplicado este certificado digital de la mano de un software como Siigo para la generación de facturas electrónicas, este mismo podrá ser utilizado para la transmisión del documento soporte de pago de Nómina Electrónica.
¿Qué es el documento Notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica?
La nota de ajuste es un documento electrónico que constituye el medio por el cual se realizan ajustes o anulaciones al documento soporte de pago de nómina electrónica por errores aritméticos o de contenido que se deben corregir para enviar la información correctamente a la DIAN. Se podrán hacer las notas de ajuste las veces que se requieran, pero es importante tener en cuenta que la última versión enviada es la que la DIAN tomará como válida.
¿Cómo implementar la nómina electrónica en las empresas?
La manera más fácil para implementar la nómina electrónica es a través de una interfaz sencilla como Siigo que no solo agilice los procesos y brinde todas las herramientas de capacitación y desarrollo, sino que sea útil para dar seguimiento a los pagos, generar reportes, evitar reprocesos, personalizar la nómina conforme a los datos de cada trabajador, y aplicar actualizaciones cada vez que surja una ley diferente.
Una de las principales características a considerar a la hora de elegir un software de nómina es que sea en la nube, de tal forma que se tenga la información alineada y haya claridad de los movimientos en tiempo real. Además, es importante verificar que los documentos soporte de pago de nómina electrónica dispongan del código CUNE.
¿Qué es el CUNE?
El CUNE se denomina el código único de nómina electrónica. Hace referencia al valor alfanumérico obtenido con el fin de identificar de manera precisa el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste por cada uno de los empleados. Es decir, es como el NIT de la factura, cada documento tiene un código diferente.
¿Con qué frecuencia se debe enviar el documento soporte de nómina electrónica?
El documento de soporte de nómina electrónica se debe enviar mensualmente. En caso de que la empresa pague cada quince días, se tendrán que sumar estos dos sueldos y posteriormente enviar el documento a la DIAN cada mes. Si se paga el salario una vez por mes, también se debe hacer con la misma periodicidad.