COLFUTURO: pioneros digitales caminando un paso adelante para enfrentar la pandemia

Una estrategia digital pionera y sólida hizo que esta entidad pudiera cerrar con éxito su convocatoria 2020, en plena emergencia sanitaria, este año COLFUTURO logró una cifra récord histórica de 11.000 candidatos, de los que seleccionó 1.019 nuevos beneficiarios que van a adelantar sus estudios de posgrado en las mejores universidades del mundo.

Esta pandemia ha demostrado que el salto al mundo digital debe ser una prioridad para todas las organizaciones. Para ello es clave contar con la guía de una firma de consultoría especializada, que conduzca a la organización exitosamente por este camino, muchas veces difícil, pero emocionante y retador. La experiencia en arquitectura tecnológica, estrategia y gestión ágil de transformación son elementos clave de esa alianza, para enfrentar mejor los retos digitales, comunes hoy a todas las empresas, sin importar el sector.

Con el Covid 19 vino el inevitable colapso económico y operacional de muchas empresas y organizaciones públicas y privadas que no estaban preparadas. Las cuarentenas generaron el gran desafío de no detenerse y continuar funcionando con actividades, trámites y operaciones sin presencialidad ni contacto social. Muy desde el inicio de todo esto fue evidente que la tecnología sería la herramienta clave para sortear con éxito esta nueva situación. Pocos, sin embargo, estaban realmente preparados para utilizar la tecnología como una solución. Incluso antes de la crisis, COLFUTURO ya había incorporado a sus prácticas un sistema tecnológico y digital tan efectivo y robusto que cuando llegó la pandemia no se vio afectada. ¿Cómo lo logró?

Desde mucho antes de la pandemia, COLFUTURO venía preparándose para ajustarse a un mercado cambiante y cada vez más exigente. Para ello, utilizó una estrategia de transformación digital a gran escala cuyos ejes han sido centrar todo el esfuerzo alrededor de lo que necesitan sus clientes, motivarlos al máximo para que ellos se autogestionen, mantener un equipo completamente centrado en ofrecer la mejor atención y utilizar las tecnologías para optimizar el tiempo de todos. Desde el año 2007, COLFUTURO definió como un objetivo clave desarrollar un sistema integral de atención y soporte para seleccionar a los nuevos beneficiarios y luego atenderlos durante sus estudios en el exterior en más de 30 países. Este proceso permitió a candidatos (colombianos) en Colombia y en el exterior, postularse a la convocatoria y llevar a cabo, de manera no presencial, el proceso de selección y legalización de principio a fin.

Las claves del crecimiento de COLFUTURO han sido la disciplina, persistencia y el foco en generar valor hacia sus “beneficiarios”, que son la razón de ser de la fundación. Todo eso, en el marco de un modelo basado en principios y valores ágiles, que comparte el equipo de trabajo. Esas claves, principios y valores han convertido a COLFUTURO en un referente para instituciones con objetivos similares en América Latina” asegura José Alberto Sáleme, director del proyecto por parte de Advantis. Esta firma consultora ha acompañado integralmente a COLFUTURO desde el año 2008 en su transformación digital.

El resultado ha sido muy satisfactorio: la operación en COLFUTURO ha continuado en marcha con la misma eficiencia de siempre. Este año se han seleccionado 1.019 personas que cumplirán su sueño de iniciar sus estudios en los mejores posgrados del mundo. Gracias a que COLFUTURO estaba preparado y contaba ya con sofisticadas plataformas tecnológicas, muy bien integradas entre ellas y con la operación, estos nuevos beneficiarios no vieron detenidos sus procesos por cuenta del Covid 19.

La Historia de un salto tecnológico

COLFUTURO nació en 1992. Con el fondo inicial de 13 millones de dólares, 44% provenientes de aportes públicos y 56% de donaciones privadas, logró apoyar hasta 2006 un promedio de 150 beneficiarios anuales. A finales de ese año, la fundación acordó con el Gobierno Nacional llegar a mil beneficiarios en los siguientes cinco años, un gran reto no sólo financiero sino también operativo. Para lograr esa meta COLFUTURO entendió que requería adelantar importantes esfuerzos de automatización que le permitieran sostener una proyección de crecimiento de más de 10 veces.

En 2007, COLFUTURO dio el primer paso en conseguir la meta que se había planteado: seleccionó a 299 beneficiarios ese año, logrando un récord histórico. A partir de allí, buscó trabajar en conjunto con Advantis para consolidar un claro direccionamiento y una sincronía entre la estrategia de negocio y las tecnologías sobre la que esta se apoya. Advantis inició el proceso, en el 2008, con una evaluación de las necesidades de TI en COLFUTURO e identificó las brechas más importantes para enfrentar el crecimiento inminente. Consultores de Advantis, en conjunto con funcionarios de COLFUTURO, identificaron los obstáculos para incorporar y desarrollar las tecnologías adecuadas a la operación, y para definir los principios fundamentales de la transformación digital. Esto llevó a que COLFUTURO, diez años más tarde, se convirtiera en un referente en Colombia y América Latina.

Gracias a este esfuerzo sostenido, COLFUTURO logró crecer más de diez veces su escala. En una década ha procesado cerca de veintiséis mil solicitudes y desembolsado, en múltiples monedas, USD 336 millones a estudiantes de posgrado que están adelantando sus estudios en más de 30 países.

Además de lo anterior, COLFUTURO ha conseguido facturar cerca de USD 25 millones desde 2010 en ingresos por servicios pagados por terceras entidades en Colombia, México, Guatemala, Honduras, Paraguay y Uruguay. Estos servicios para terceras entidades se han ofrecido en modalidades de “Business Processing Outsourcing” – BPO y de “Software as a Service” SaaS.

La clave está en asesorarse muy bien y trabajar en equipo

Adoptar tecnologías digitales en las empresas, no es tarea fácil. Virar sus procesos hacia lo digital es un reto que exige incorporar nuevo conocimiento, capacitar extensamente al personal y aumentar la capacidad de adaptación de la organización. Todo inicia por establecer una visión ambiciosa pero realizable de la transformación del negocio y diseñar la estrategia digital adecuada para lograrla,  luego, definir la arquitectura tecnológica apropiada, y finalmente establecer el modelo de gobierno que permitirá gestionar adecuadamente la transformación. Es fundamental que las organizaciones aprovechen las posibilidades que hoy en día ofrecen las consultorías para acelerar el aprovechamiento de nuevas tecnologías. Un consultor que acompañe a sus clientes de manera personalizada permitirá a las organizaciones llevar a cabo esta transformación digital con las mejores prácticas y los fundamentos adecuados y menor riesgo, elementos claves para conseguir que la transformación digital sea exitosa. Lo podrán hacer, además, más rápido y con un menor costo total.

Advantis ayudó a COLFUTURO a identificar y resolver los principales retos y cuellos de botella en el vértice de los negocios y la tecnología. Al identificar estos retos y definir objetivos claros, esta consultoría garantizó que COLFUTURO les generara valor tangible a sus clientes, y en el proceso optimizara, la eficiencia operacional.

“El acompañamiento de Advantis ha sido definitivo para cumplir con las metas de nuestra estrategia de negocios. La tecnología desarrollada y su trabajo conjunto con COLFUTURO han fortalecido nuestro equipo. El trabajo entre las áreas es ahora mucho mas fluido, ordenado y rápido”, afirma Cecilia Salgado de Huertas, Directora Financiera de COLFUTURO.

El desarrollo de la estrategia digital, de la mano de Advantis Consultoría Gerencial (www.advantis.co), explica en gran parte el éxito que COLFUTURO ha conseguido. Esta afirmación se puede demostrar observando el crecimiento, la mejora y gestión de la productividad que la fundación han logrado desde 2007. El año 2020 no ha sido la excepción: la joya de la corona ha sido constatar que estas plataformas tecnológicas articuladas en la última década son las responsables de permitirle a COLFUTURO conseguir que sus beneficiarios pudieran continuar con sus actividades, a pesar de lo difícil de la actual coyuntura sanitaria.

“La gestión de proyectos realizada por Advantis es rigurosa y detallada. Controla adecuadamente el alcance, los tiempos de desarrollo y los temas críticos. Es flexible para brindar apoyo en los momentos de coyuntura, orientar hacia las mejores prácticas y sugerir, de manera creativa y acertada, el uso de nuevas herramientas y técnicas que se adecúan al ambiente y los recursos de la fundación”, puntualizó Martha Vargas, Directora de Proyectos de COLFUTURO.

A diciembre de 2015, de la mano de una adecuada consultoría en tecnología, COLFUTURO logró mejorar cerca de 10 veces su eficiencia operacional (costo operativo en relación con cada dólar girado a sus estudiantes). En 2015 este indicador llegó a un mínimo histórico de 3,7% (3,7 centavos de dólar gastado en operar, por cada dólar girado a los beneficiarios).

Desde hace cuatro años, la gestión de las iniciativas de proyectos y del negocio de COLFUTURO se han fortalecido con la adopción extendida de principios y valores ágiles. Esto le ha permitido a la fundación acelerar y profundizar su transformación digital. Gracias a ellas COLFUTURO cuenta con una plataforma sofisticada que abarca toda la organización arquitectura de tecnología robusta pero flexible, que está orientada al autoservicio y autogestión, “cero” papel y mínimos procesos manuales.

Basados en estos principios y valores ágiles se rediseñó la gestión y las prácticas de TI para continuar mejorando la calidad y oportunidad de los servicios, cumpliendo con la demanda del negocio y la generación de valor.